Strukturierte Flow-Entwicklung mit PowerAutomate

Wer von euch bereits mit PowerAutomate in seiner Organisation arbeitet, kennt bestimmt das folgende Problem. Andere von euch, die noch nicht intensiv mit PowerAutomate gearbeitet haben, werden mit dem folgenden Problem bestimmt noch nicht konfrontiert worden sein, es aber in Zukunft werden.

Nehmen wir an ihr habt in eurer Organisation schon einige Flow-Prozesse entwickelt welche sich in diverse Sub-Flows aufteilen. Habt ihr diese jetzt nur unter dem Navigationspunkt "Meine Flows", in PowerAutomate, entwickelt kann diese Liste schnell sehr lang und unübersichtlich werden.

Klar, auch wenn ihr Flows entsprechend benannt habt und vielleicht ein Prefix für den Prozess gewählt habt, unter "Meine Flows" werden alle Flows von euch unabhängig von Prozesszugehörigkeit angezeigt.

Übersicht behalten

Um den Überblick zu behalten, welcher Flow zu welchem Prozess gehört, gibt es in PowerAutomate die Möglichkeit sogenannte Lösungspakete anzufertigen. Hierzu geht ihr links in der Hauptnavigation auf den Menüpunkt "Projektmappen" (engl. "Solutions").

Lösungspakete dienen dazu mehrere, zu einem Prozess gehörige, Elemente (Apps, Flows, Tabellen, etc.) zu einem Paket zu bündeln. Die einzelnen Elemente funktionieren weiterhin wie gewohnt, sind jetzt nur in einem Paket prozessabhängig zusammengefasst.

Innerhalb eines erstellten Lösungspaketes, könnt ihr entweder direkt neue Apps, Flows, Tabelle, Umgebungsvariablen, etc. erstellen oder ihr verschiebt einen bestehendes Element in euer Lösungspaket.

Ein weiterer Vorteil der Lösungspakete ist, dass ihr diese mit allen Inhalten exportieren und in einer neuen Umgebung schnell wieder einspielen könnt. Gerade von Vorteil, wenn ihr bspw. in einer Entwicklungsumgebung den Prozess aufgebaut habt und später diesen in eine Produktiv-/Kundenumgebung einspielen wollt.

Prozesse beschreiben

Jetzt habt ihr die Übersicht geben, welche Flows wohin gehören. Nehmen wir aber mal an ihr wollt einen neuen Mitarbeiter in eure Flow-Prozesse einführen. Woher nehmt ihr jetzt die Information wozu der Prozess dient und wie die Flows, innerhalb eines Prozesses, miteinander verknüpft sind.

Hierzu haben wir eine kleine Lösung entwickelt, die uns ermöglicht Prozessabläufe direkt strukturell beschreiben zu können. Die Lösung baut auf Basis eines SharePoint-Online WebParts auf.

Wie diese funktioniert könnt ihr euch im folgenden Video kurz anschauen:

Wie ihr in dem Video seht, binden wir den WebPart auf einer leeren Websiteseite ein. Hiermit habt ihr nun die Möglichkeit Verknüpfungen von Flows zueinander zu beschreiben oder auch Flows inhaltlich zu skizzieren.

Wenn ihr jetzt für jeden Prozess eine eigene Seite angelegt habt, könnt ihr diese natürlich auch weiter ausgestalten:

Zusätzlich zu der Struktur, die wir über den WebPart erzeugen, können auf der Seite jetzt noch weitere Elemente, wie bspw. einen Textblock zur Beschreibung des Prozesses und ein Quick-Link zum Lösungspaket setzen.