Microsoft Teams Gruppe via PowerAutomate erstellen (mit Outlook-Postfach)

Möchtet ihr das Erstellen von Teams-Gruppen innerhalb Microsoft365 geordnet und unübersichtlich haben, damit kein sog. Wildwuchs an Gruppen entsteht. Dann könnt ihr diese über einen Flow mit PowerAutomate erzeugen lassen.

So habt ihr den Vorteil das Ihr bei dem Einzelnen das Recht auf Erstellung einer Teams-Gruppe entfernen könnt. Lediglich ein Benutzer und zwar ein sog. technischer Benutzer benötigt dieses Recht.

Legt ihr jetzt einen neuen Flow an und sucht nach "Microsoft Teams" oder "Teams" in den verfügbaren Aktionen, werdet ihr recht schnell fündig werden. PowerAutomate bietet einen vorgefertigten Connector "Microsoft Teams", welcher euch diverse Aktion in Teams ausführen lässt. Vom Posten von Nachrichten bis hin zum Erstellen von Gruppen ist alles dabei.

Der Standard "Microsoft Teams"-Connector hat, aber einen klaren Nachteil, er erzeugt kein Outlook-Postfach zur Gruppe. Wenn ihr genau das, aber braucht kommt ihr mit dem Standard-Connector nicht weiter.

Wie nun, aber erstellst Du eine Teams-Gruppe, wo im Hintergrund auch eine Outlook-Postfach zur Verfügung steht. Um dies umzusetzen, musst Du erst einmal verstehen, dass hinter jeder Teams-Gruppe eig. eine Office-Gruppe steckt. Diese Office-Gruppe beinhaltet alle Mitglieder, welche Du in einer Teams-Gruppe siehst. Die Office-Gruppe lässt sich aber im Hintergrund eigenständig verwalten und kann auch in anderen Tools Verwendung finden. So könnt ihr bspw. auch einen Planner oder eine SharePoint-Seite komplett mit der gleichen Office-Gruppe versehen, worin dann natürlich auch die gleichen Mitglieder stecken.

Genau dieser Office-Gruppe kann ein Outlook-Postfach hinzugefügt werden, was der oben beschriebene Standard-Connector nicht macht.

Aber kein Problem - Dann bauen wir dies selber!

Mithilfe von Microsoft Graph, womit wir Microsoft365 im Hintergrund über diverse Schnittstellen steuern können, stellt uns auch hier für eine Reihe von Schnittstellen bereit. Zunächst einmal müsst ihr aber die Authentifizierung klären und auch eine "ClientID" und ein "ClientSecret" im Azure generieren. Mit dieser ClientID könnt ihr festlegen was der technische Benutzer alles machen darf. In dem Fall müsst ihr folgende delegierte Berechtigungen festlegen: Group.ReadWrite.All

Directory.ReadWrite.All

Wie ihr eine Azure-App-Registrierung erstellt folgt in einem anderen Artikel.

Habt ihr nun das ClientSecret und die ClientID, dann könnt ihr mit eurem Flow fortfahren. Ihr sucht in eurem Flow nach dem Connector "Office 365 Groups" und wählt die hierin enthaltene Aktion "HTTP-Anforderung senden".

Habt ihr nun eine HTTP-Aktion ausgewählt, könnt ihr den ersten Schritt gehen und eure Office-Gruppe mit Mail Postfach anlegen.

Die Eigenschaft "mailEnabled:true" ist hierbei entscheidend.

Nach der HTTP-Aktion müsst ihr den Rückgabewert auswerten und für euren Flow lesbar machen. Ihr erstellt eine neue Aktion und sucht nach dem Connector "Datenvorgang" und der hierin enthaltenen Aktion "JSON Analysieren".

Abschließend könnt ihr jetzt über eure Outlook-Gruppe ein Microsoft Teams-Team erzeugen. Ihr sucht in den Aktionen einen HTTP-Connector.

Ggf. müsst ihr hier bei den Kategorien auf den Reiter "Premium" wechseln.

Hinweis: Ihr müsst vor Premium-Reitern grundsätzlich nicht zurückschrecken. Auch mit einer kostenfreien PowerAutomate-Lizenz könnt ihr Premium-Connectoren verwenden. Bei erstmaliger Verwendung werdet ihr gefragt, ob ihr eine 30-tägige Test-Lizenz aktivieren wollt. Nach Ablauf eurer Test-Lizenz wird euer Flow jedoch nicht unbrauchbar und ist weiter lauffähig. Ihr könnt Änderungen in dem Flow lediglich nur nicht mehr speichern. Müsst ihr aber Änderungen vornehmen, werdet ihr gefragt ob ihr die test-Lizenz verlängert möchtet und so geht das ganze weiter...

Nun habt ihr ohne den Standard-Connector zu verwenden, mit relativ wenig aufwand, eine Teams-Gruppe mit zugehörigem Outlook-Postfach erstellt.

Bei Euch läufts noch nicht rund?

Fragen gerne an:

Sebastian Koers

sebastian.koers@hec.de